Il whistleblowing è una denuncia spontanea da parte di persone (nella maggior parte dei casi lavoratori) di attività illecite o fraudolente di cui siano venute a conoscenza in virtù del proprio rapporto di lavoro o nell’esercizio delle proprie funzioni presso istituzioni pubbliche o aziende private.
Un efficace sistema di whistleblowing può rappresentare per l’azienda uno strumento significativo per il rispetto dei principi di trasparenza e di integrità nella propria attività bancaria e un utile “campanello d’allarme” che consente di adottare le appropriate misure prima che la reputazione “esterna” risulti compromessa.
La Banca Popolare Commerciale promuove la cultura della legalità, anche informando e formando il proprio personale con riguardo la normativa riferita al Whistleblowing, con opportune iniziative. Tali iniziative informative/formative possono essere estese anche ad altre categorie di soggetti come ad esempio gli amministratori, i consulenti e i collaboratori esterni, gli stagisti e i volontari, i dipendenti di società che hanno avuto rapporti o ancora in essere con in nostro Istituto.

Chi può effettuare una segnalazione

In linea con le disposizioni previste dal D.Lgs. 24/2023, possono effettuare una segnalazione:

• i lavoratori dipendenti (qualunque sia la tipologia contrattuale), gli stagisti/tirocinanti retribuiti e non retribuiti;

• i consulenti finanziari;

• i soggetti terzi che intrattengono rapporti e relazioni d’affari durevoli con la Banca (ad esempio collaborazioni coordinate e continuative, consulenti stabilmente inseriti in azienda, etc.);

• i fornitori di beni e servizi;

• le persone che svolgono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;

• gli azionisti.

Il processo di segnalazione interna delle violazioni (Whistleblowing), che integra gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi in Azienda, consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Banca Popolare Commerciale Spa di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con la Banca, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Cosa può essere segnalato

I sistemi interni di segnalazione sono costituiti al fine di consentire ai soggetti indicati in precedenza la segnalazione di violazioni di normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Banca di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

Le segnalazioni dovrebbero pertanto riguardare circostanze e condotte negligenti, illecite o irregolari riguardanti l’attività lavorativa, per cui vi è il ragionevole sospetto o delle quali si è venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni, a titolo esemplificativo e non esaustivo in relazione a:

• illeciti amministrativi, contabili, fiscali civili o penali;

• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e violazioni del Modello di organizzazione e gestione ex d.lgs. 231/2001;

• violazioni della normativa comunitaria ed nazionale in materia di:

  • antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo;

  • prestazione dei servizi e attività di investimento;

  • protezione dei dati personali e sicurezza informatica;

  • tutela dell’ambiente;

  • usura;

• bullismo e molestie;

• frodi;

• illeciti riguardanti l’operatività bancaria di erogazione del credito e la prestazione dei servizi di investimento;

• altre fattispecie che possono costituire violazione delle norme disciplinanti l’attività bancaria.

Come effettuare una segnalazione

Il “Soggetto segnalante” che viene a conoscenza, in qualunque modo, di eventuali violazioni delle norme disciplinanti l’attività bancaria Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali Condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 Violazioni dei Modelli 231, Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione di atti specifici dell’UE (es. protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, etc.), da parte di uno o più “Soggetti segnalati” deve informare senza indugio il “Responsabile dei sistemi interni di segnalazione” mediante gli appositi canali di comunicazione alternativi alle ordinarie linee di reporting ovvero tramite:

a. le vie brevi e cioè attraverso colloqui personali presso l’ufficio del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione;

b. telefonicamente al numero 081 5280913;

c. il servizio di posta tradizionale. Le segnalazioni devono essere trasmesse in busta chiusa contenente la dicitura “WHISTLEBLOWING – Strettamente riservata” e devono essere poste all’attenzione del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione.

La Banca mette a disposizione apposito modulo (Allegato 1 – modulo segnalazione) tramite il quale i Soggetto Segnalante può trasmettere la segnalazione al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione. In vista della protocollazione riservata della segnalazione, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima contenente i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento e alla segnalazione; la seconda contenente solo la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, da parte del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione. La busta così costituita dovrà essere consegnata fisicamente al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione o trasmessa a mezzo raccomandata all’indirizzo:

                                                                                           Banca Popolare Commerciale S.p.A.
                                                    All’attenzione del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione – “Whistleblowing”
                                                                          Via Passanti, 34  80047 – San Giuseppe Vesuviano (NA)
                                                                                                      *** RISERVATA***

Qualora il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione sia assente, il Soggetto segnalante deve effettuare la segnalazione al Sostituto di cui in premessa tramite posta in busta chiusa con la dicitura “WHISTLEBLOWING – Strettamente riservata” e posta all’attenzione del Presidente del Collegio sindacale.

Qualora il “Responsabile dei sistemi interni di segnalazione” sia anche il presunto responsabile della violazione o abbia, comunque, un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da comprometterne l’imparzialità di giudizio, il Soggetto segnalante deve effettuare la segnalazione, tenendo conto delle suddette indicazioni, tramite posta in busta chiusa con la dicitura “WHISTLEBLOWING – Strettamente riservata” e posta all’attenzione del Presidente del Collegio sindacale al seguente indirizzo:

                                                                                        Banca Popolare Commerciale S.p.A.
                                                    All’attenzione del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione – “Whistleblowing”
                                                                          Via Passanti, 34  80047 – San Giuseppe Vesuviano (NA)
                                                                                                      *** RISERVATA***

I dati personali e le informazioni acquisite dalla Banca saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento per la relativa gestione e saranno conservati non oltre 5 anni dell’esito finale della procedura (cfr. Informativa privacy ai sensi del GDPR).

Segnalazione in forma orale

In caso di utilizzo di linea telefonica, la Segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione che dovrà essere sottoscritto dal Segnalante che può in tal modo verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione. Inoltre, la segnalazione in caso di utilizzo di linea telefonica essa può essere registrata su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, previo consenso del segnalante.

Se la Segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro diretto, essa, è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale che dovrà essere sottoscritto dal Segnalante che può in tal modo verificare, rettificare e confermare il contenuto del verbale dell’incontro.

In sintesi, le attività strettamente operative da porre in essere sono di seguito riportate:

a. Documentazione delle segnalazioni telefoniche mediante resoconto della segnalazione;

b. Documentazione delle segnalazioni mediante incontro diretto, mediante dispositivo idoneo alla conservazione o all’ascolto, oppure mediante verbale.

I canali indicati non possono essere utilizzati per le segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce di seguito indicate:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;

• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al D.L. 24/2023;

• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

CANALI ESTERNI ALLA BANCA

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni al fine di garantire maggiore efficacia nell’analisi della segnalazione. Tuttavia, al ricorrere di determinate condizioni, può essere effettuata una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.

In particolare, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) se, al momento della sua presentazione, ricorrono le seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla normativa;

• ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. 

La segnalazione esterna deve essere effettuata utilizzando i canali di segnalazione delle violazioni messi a disposizione dall’ANAC secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente (www.anticorruzione.it).

Allegati